Príchod digitálneho HR, ktorý v sebe spája sociálne, mobilné, analytické a cloudové technológie, si vyžaduje výmenu IT systémov vo väčšine firiem. Kým pred pár rokmi viedol diskusiu o výbere novej HR technológie IT manažér, dnes len plní zadanie HR. Časy, kedy HR pasívne čakalo na schválenie technologických riešení zo strany IT sú preč. Technické vedomosti budú čoraz dôležitejšou súčasťou expertného profilu personalistov.

Digitálne HR prináša nové spôsoby zlepšovania produktivity zamestnancov a efektivity procesov. Predtým, ako sa HR stane digitálne, musí prejsť transformáciou, spolu s celou firmou. HR oddelenia často hovoria o tom, že chcú „mať miesto pri stole“ spolu so zvyškom vedenia firmy. V prípade kúpy nového IT systému sa to stalo realitou, zhodujú sa odborníci. So všetkými výhodami aj záväzkami.

Potreby HR všeobecne neboli pre IT prioritou, cituje blog SHRM riaditeľa pre IT Stevena Johna zo spoločnosti AmeriPride Services zaoberajúcej sa dodávaním textílií. No a dnes je približne polovica HR systémov umiestnená v cloude, odhadla Yvette Cameron, globálna viceprezidenta SAP SuccessFactors v San Franciscu. Úloha IT je najmä zabezpečiť bezpečnosť a prepojenosť systémov, či iné technické záležitosti. IT je skôr konzultantom pri výbere, nie rozhodovateľom.

Viac o moderných technológiach v personalistike nájdete aj TU

Toto nové rozdelenie moci medzi IT a HR môže so sebou priniesť napätie. IT si musí zvyknúť na “slabšie” postavenie. HR zase musí ukázať pochopenie pre IT prácu. Zároveň mať jasno v potrebách:

Ujasnite si, čo chcete od systému

Môžete dať čo najpresnejšie zadanie IT alebo si rešerš urobiť sami a nechať si výber odobriť.

„Spoločnosti, ktoré pochopili strategickú úlohu HR začínajú proces jasnou víziou HR, ako by mohli technológie umožniť lepšie rozhodovanie; a tejto vízie sa držia pri výbere systému. Najlepšie je začať tak, že HR popíše svoju stratégiu získavania a udržania talentov,” prikláňa sa k prvej možnosti Dan Schwartz, partner v spoločnosti Bain & Company. Úlohou IT je potom preložiť technológiu do biznisového riešenia a nájsť vhodný systém.

Berte do úvahy meniacu sa úlohu IT

Vybudovanie produktívneho vzťahu si vyžaduje dve veci: spoznať ľudí, s ktorými pracujete a pochopiť niektoré osobitosti ich práce. V menších firmách ste už na seba určite narazili, prinajhoršom na vianočnom večierku, no poznáte ich naozaj? „Je dôležité pochopiť ich svet a plánovať starostlivo, aby ste nenarušili ich zdroje, no maximalizovali ich úsilie,“ ozrejmil Kim Ziprik zo SHRM. Spoznajte preto procesy a spôsob, akým IT pracuje. HR totiž často podceňuje časovú a finančnú náročnosť, ktorú si vyžadujú IT projekty.

 Oceňte prínos IT

Aj keď je rozhodnutie o systéme na vás, stále potrebujete od IT hodnotenie produktu, systémovú integráciu a spracovanie dát. HR napríklad nedokáže posúdiť niektoré technické silné a slabé stránky služieb dodávateľa.

Začnite preto konzultácie s IT čo najskôr. Najefektívnejšie je diskutovať v tíme zloženom zo zástupcov viacerých odborov – IT, financie, riadenie zmien, manažment. Inak sa vystavíte riziku, že vám dodávateľ predá veľké nič, varujú odborníci. To je riziko pri posudzovaní technológií. Z pohľadu HR sa totiž všetky ponuky dodávateľov môžu zdať podobné.

Urobte si detailný obchodný plán

Predstavte si, že vaša firma využíva softvéry SAP a tak vedenie pre potreby HR uprednostňuje kontinuitu a teda systém SAP SuccessFactors. No samotné HR oddelenie by napríklad chcelo kúpiť systém Workday. „Všetko nakoniec rozhodne obchodný plán návratnosti (business case),“ hovorí Schwartz z Bain & Company’s. „HR musí dať na stôl protiargumenty a nevystačí si napríklad iba s jednoduchosťou pre užívateľov, musí to dávať zmysel aj obchodne.“

Takže ak IT tvrdí, že SuccessFactors bude lacnejšie riešenie na kúpu aj údržbu, musí HR nejakým spôsobom preukázať, že ich voľba im dovolí riadiť pracovnú silu takým spôsobom, ktorý prinesie úspory, vyššie výnosy a má iné finančné výhody. „HR jednoducho musí pochopiť hodnotu systému aj z pohľadu biznisu,“ vysvetľuje Schwartz.

Webový magazín CMS Wire sa opýtal niekoľkých HR odborníkov na stav zavádzania HR technológií v ich firme. Zaujímal sa aj o ich názory na najväčšie príležitosti a výzvy, ktoré prináša digitálne HR.

Steve Browne, HR riaditeľ, LaRosa’s

Máme online nástroje, no nie sú ešte poprepájané do aplikácií. Predpokladám, že väčšina, ak nie všetky, funkcionality pre HR budú vo forme aplikácií. Pri výbere nových technológií budeme dbať najmä na to, aby pokryli naše potreby.

Alexey Mitkin, zakladateľ a šéfredaktor The HR Tech Weekly

Nie všetci personalisti sú pripravení na používanie HR technológií z viacerých dôvodov. Po prvé: ľudia sa zvyčajne bránia akýmkoľvek zmenám. Po druhé: HR technológie sa vyvíjajú veľmi rýchlo a HR-isti jednoducho nemali šancu zaviesť všetky nové aplikácie, aj keby chceli. Po tretie: vo všeobecnosti sú pri zavádzaní nových riešení potrebné školenia, treba preto zvážiť mieru užívateľskej jednoduchosti verzus komplexnosť systému. Po štvrté: pozor na priepasť medzi očakávaniami manažmentu a realitou, ktorú vie HR dodať po zavedení technológií.

Je nepochybné, že HR oddelenia musia pracovať na efektívnom skombinovaní tradičných a digitálnych prístupov. No zároveň netreba zabúdať na to, že ľudská povaha zostáva rovnaká a žiadna technológia ju nezmení.

Kristi Weierbach, HR/mzdové poradenské služby, Stambaugh Ness

Stretla som sa s rôznymi HR technológiami – pre onboarding, nábor, školenia a riadenie výkonnosti, pre mzdy a benefity. HR systémy môžu pomôcť dosiahnuť optimálny výkon, no zároveň si implementácia a nastavenie akejkoľvek novej technológie vyžaduje veľa energie a času. Ak napríklad pracujete s neúplnými dátami, ani report nie je správny.

HR technológie tu už s nami zostanú a musíme to prijať. Pred ich výberom si urobte dôkladnú analýzu potrieb. Možností je totiž veľmi veľa a riešenie môže byť v základnej či širokej verzii. Aby mohli všetci vo firme ťažiť z nového HR systému, myslite na to, aby nebol iba miestom pre záznam faktov, ale aj miestom pre stretávanie sa.

Jackye Clayton, editorka, RecruitingTools.com

Myslím si, že strach niektorých personalistov z HR technológií pramení najmä z potreby zavádzať zmeny. A to obzvlášť v prípadoch, kedy svoje súčasné riešenie považujú za dostačujúce. Je ťažké presvedčiť niekoho, kto si plní úlohy, že môže pracovať ešte efektívnejšie. Ďalším dôvodom strachu je fakt, že v súčasnosti mnohí nemajú vôbec žiaden systém na onboarding, školenia, koučing, angažovanosť a podobne. Teda zavedenie nejakej technológie pre nich bude znamenať prácu navyše, nielen zefektívnenie existujúcich postupov.

No rezervujte si miesto aj pre nástroje zo „starej školy“. Niekedy je rozhovor zoči-voči to jediné, čo zafunguje.

Ward Christman, hlavný poradca, HR Tech Advisor  

HR ľudia sú podľa mojich skúseností ľudskí a nie technologickí. Majú averziu riskovať a skúšať nové technológie. Preto sa často stáva, že dodávatelia predávajú softvér radšej rovno najvyššiemu manažmentu. Budúcnosť HR vidím v 100-percentnej digitalizácii, od vyhľadávania kandidátov až po dôchodkové pripoistenie.

Adriano Corso, konzultant pre digitálny nábor, IBM Smarter Workforce

Ako digitálny konzultant stále vyhľadávam nové digitálne riešenia, ktoré by sme mohli zaviesť pre náš biznis. Podľa mojich skúseností začínajú hrať kľúčovú úlohu pri nábore automatizované marketingové nástroje. Keď sa prepoja s CRM alebo ATS, umožnia nám nielen sledovať históriu konkrétneho „lead-u“, ale aj vytvárať stratégie na mieru. Také, ktoré by sa zameriavali na konkrétne spúšťacie mechanizmy vyplývajúce zo správania sa kandidáta.

Jednoznačne by som každej spoločnosti odporúčal, aby sa snažila pochopiť svoje publikum rovnako svedomito, ako by posudzovala potreby trhu a trendy.

Osobne si myslím, že nábor a HR sa musí aj naďalej spoliehať na reálne medziľudské vzťahy a kontakty. Hoci používa čoraz viac technológií, platforiem a kanálov, reálne vzťahy budú potrebné vždy.

red, 2.11.2016