Kedysi populárne búranie priečok v kanceláriách nebol až tak dobrý nápad. Vedci si totiž posvietili na tzv. open space administratívne priestory a zistili, že ich pozitívny vplyv na tímovosť či lepšiu spoluprácu je skôr zbožným želaním ako faktom. A tak sa koncept obrovských “ofisov” bez priečok zdá sa pomaly uberá do histórie. Ktoré slabiny sa mu v štúdii Harvard University a Harvard Business School pripisujú?

  1. Bude sa vám jednoduchšie komunikovať: toto konštatovanie sa ukázalo ako postavené na vode. V skutočnosti open space podporuje rast komunikácie, ale elektronickej. Podľa štúdie je pokles osobných rozhovorov po prechode do otvorených kancelárií skutočne dramatický. Kým “po starom” sa respondenti spolu rozprávali takmer 6 hodín denne, v open space tento čas klesol len na cca 100 minút. Redizajn kancelárie naopak vyvolal silnú emailovú aktivitu.  Za zhruba dva týždne si pracovníci poslali až o 56 percent viac e-mailových správ a o 67 percent viac správ cez chatovacie programy. A písaním jednej strávili aj viac času, aspoň sa to dá usudzovať z faktu, že ich správy boli o tri štvrtiny dlhšie v porovnaní s “pred open spaceovým” obdobím (o 850 slov).
  2. Zlepší sa výkonnosť: ide o častý argument v prospech búrania stien medzi jednotlivými kanceláriami, no skúsenosť sledovanej vzorky manažérov dva mesiace po zmene bola opačná. Pripisujú to práve poklesu F2F komunikácie na úkor písania emailov.

Informácie zbierali výskumníci počas dvoch 15-dňových periód. Prvá bola zhruba tri týždne pre sťahovaním sa z kancelárií do open space a druhá po dvoch mesiacoch od zmeny. Tento časový odstup zvolili z dôvodu, aby sa pracovníci dokázali prispôsobiť novému prostrediu, no na druhej strane táto doba nebolo dosť dlhá na podstatnú zmenu ich pracovnej náplne.

Vlastnú skúsenosť so sťahovaním sa do nových priestorov a ich prispôsobovaním potrebám veľkého tímu má aj SAP Slovensko a jeho vývojové centrom SAP Labs Slovakia v Bratislave. Šéf vývojárov Ján Ružarovský považuje open space za koncept, ktorý sa musí prispôsobiť konkrétnym potrebám tímov a ich úlohám. “Oddelili sme navzájom skupiny, ktoré pracujú na jednotlivých projektoch. Nie klasickou stenou, ale priehľadnými sklenenými panelmi. Udržali sme teda koncept otvoreného svetlého priestoru, v ktorom sa však vývojové tímy nerušia. Zároveň sme vytvorili aj súkromné miestnosti a boxy na rozhovory či telefonáty, ktoré uľahčujú osobnú komunikáciu. Chceme, aby sa našich 150 kolegov cítilo ako súčasť celého Labu, ale zároveň mali aj dostatok pokoja a súkromia,” vysvetľuje Ján Ružarovský. Ako to vyzerá v priestoroch SAP Labs Slovakia si môžete pozrieť na fotkách pod textom.

Na osobnú skúsenosť so zmenou kancelárie na open space sme sa spýtali aj viacerých respondentov. Okrem záporov našli na prechode do spoločného priestoru aj viacero pozitív. Aké sú teda plusy a mínusy podľa ľudí, ktorí si týmto procesom prešli?

Plusy:
Socializácia, lepšie spoznanie sa v kolektíve
Odstránenie umelej hierarchie – všetci sedíme spolu
Šetrenie nákladov – stačí jedna tlačiareň na x ľudí a pod.
Lepšia komunikácie – ale len v rámci menšieho tímu
Verejná kontrola – keď sa niekto fláka a pozerá ci celý deň FB, tak je to vidieť

Mínusy:
Málo súkromia
Hluk, rušenie sa navzájom
Konflikty kvôli klimatizácii, osvetleniu a pod.
Pocit, že mi chýba „moje miesto“, som stále na očiach, nemôžem sa správať prirodzene
Odovzdávanie si ochorení napr. počas chrípkovej sezóny

red, 26.8.2018

0265 0167 0161 0157 0164